Những lưu ý cho các bạn mới đi làm kế toán thuế

Khi đã thành lập công ty hay thành lập doanh nghiệp xong, Ban giám đốc đều rất quan tâm tới kế toán thuế. Sau đây, Công ty Tín Việt xin chia sẻ những kinh nghiệm làm kế toán thuế thực tế cho các bạn kế toán mới đi làm, những công việc cần làm và những điều cần chú ý khi làm kế toán thuế. Chắc chắn sẽ giúp các bạn hiểu rõ bản chất và tự tin hơn trong công việc kế toán thuế.

I. Những điều cần chú ý khi mới đi làm:

- Ngày đầu tiên đi làm các bạn cần đi làm đúng giờ, nên chú ý đến ăn mặc 1 chút, không nên mặc áo phông, màu sắc sặc sỡ…

- Tìm hiểu về các phòng ban có liên quan đến công việc kế toán của mình.

- Tìm hiểu về mọi người trong phòng kế toán và cố gắng tạo ấn tượng tốt, dù không thích những cũng không nên để lộ ra ngoài…

- Tìm hiểu về nội quy công ty và quy trình làm việc

- Cố gắng xin tờ giấy phép đăng ký kinh doanh của Công ty (Đây là điều quan trọng nhất)

Dựa vào đó các bạn biết được: Số Đăng ký kinh doanh và ngày đăng ký kinh doanh. Mã số thuế, tên chính xác của Công ty, địa chỉ, lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, Vốn điều lệ để nộp thuế môn bài, người chịu trách nhiệm (Giám đốc là ai) …

II. Những công việc cần làm:

1. Khi vào làm tại DN mới thành lập:

- Khi đã nhận được GP DKKD từ Nhà quản lý, bạn kiểm tra về ngày thành lập DN, kiểm tra về việc DN đã lập tờ khai Thuế Môn bài và nộp thuế Môn bài theo quy định hay chưa. Nếu chưa bạn phải là người làm công việc đó.

- Thu thập toàn bộ các chứng từ về phí, lệ phí mà Nhà quản lý đã chi trả cho việc làm đăng ký kinh doanh

- Xác định xem DN thuộc đối tượng kê khai thuế khấu trừ hay trực tiếp.

- Lựa chọn chế độ kế toán: Hiện nay có 2 là: Quyết định 48/2006 QD-BTC và Quyết định 15/2006 QD-BTC.

   Căn cứ vào Quy mô hoạt động của DN và số vốn điều lệ ghi trên GP DKKD các bạn nên lựa chọn QĐ nào cho phù hợp: QD 48/2006 QD-BTC thường áp dụng cho những DN có quy mô vừa và nhỏ. QD 15/2006 QD-BTC thường áp dụng cho những DN lớn.

Lưu ý: Phải gửi Công văn lên cơ quan Thuế.

- Lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký sổ cái, Nhật ký chứng từ, Chứng từ ghi sổ. (Thông thường chúng ta chọn hình thức Nhật ký chung).

- Xây dựng nội quy cho Công ty.

- Xây dựng thang bảng lương để nộp cho Sở Lao động thương binh xã hội. Nếu các bạn không xây dựng thang bảng lương: khi Cơ quan Thuế xuống quyết toán, họ sẽ xuất toán tất cả những chi phí liên quan đến tiền lương của DN.

- Làm Hợp đồng lao động cho bản thân và cho những nhân viên khác trong DN. Bản thân các bạn làm kế toán, để các chứng từ kế toán có chữ ký của các bạn là hợp pháp, hợp lý, hợp lệ thì các bạn phải thực hiện Hợp đồng lao động.

- Khi đã ký hợp đồng lao động với nhân viên DN phải đóng bảo hiểm cho nhân viên.

- Lựa chọn các phương pháp phục vụ cho việc hạch toán kế toán:

+ Phương pháp tính khấu hao TSCD:

            Khấu hao theo đường thẳng

            Khấu hao theo số lượng, sản lượng sản phẩm hoàn thành

            Khấu hao theo số dư giảm dần

+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho

            Theo phương pháp kê khai thường xuyên

            Theo phương pháp kiểm kê định kỳ

+ Phương pháp tính giá hàng tồn kho – Tính giá xuất kho

            NX - XT

            NS – XT

            Bình quân gia quyền

            Bình quân liên hoàn

            Thực tế đích danh

- Mở Tài khoản của DN tại Ngân hàng: thực hiện giao dịch của DN cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Chúng ta nên lựa chọn những ngân hàng có địa điểm giao dịch gần với vị trí của DN để thuận tiện cho việc giao dịch sau này.

Hồ sơ về thủ tục mở Tài khoản ngân hàng cho Doanh Nghiệp:

+ Giấy phép DKKD

+ CMT của Người đại diện theo Pháp luật.

+ CMT của người thực hiện đi mở TKNH

Lưu ý: Khi mở TK Ngân hàng buộc DN phải có chữ ký của Kế toán trưởng

- Làm thủ tục đặt in Hoá đơn GTGT: Trước khi đặt in phải làm đơn xin đặt in gửi Cơ quan thuế chờ chấp thuận

Lưu ý: Trước khi xuất hóa đơn GTGT các bạn phải làm thủ tục thông báo phát hành

- Khi xuất hóa đơn GTGT các bạn cần chú ý 1 số vấn đề sau:

+ Viết chính xác tên Công ty, địa chỉ, MST theo giấy phép ĐKKD, có thể viết tắt: Quận thành Q, Phường thành P… nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của DN.

+ Chỉ xuất những nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ứng với những ngành nghề đã đăng ký trên giấy phép ĐKKD

+ Người đại diện pháp luật: chính là người được quyền ký lên các chứng từ kế toán. Trường hợp Người đại diện này đi vắng cần phải Uỷ quyền bằng văn bản về người được uỷ quyền. Tuy nhiên người được uỷ quyền này không được uỷ quyền cho người thứ 3.

2. Khi vào làm tại DN đã và đang hoạt động:

a. Trường hợp DN thay thế Nhân sự:

- Các bạn cần xác định được tâm lý khi vào DN để thay thế nhân sự. Chúng ta cần phân loại nhân sự thay thế theo hướng tích cực hay tiêu cực:

- Tích cực: Nghỉ để phù hợp với việc chuyển nhà hay sinh đẻ, hay do 1 số những lý do liên quan đến cuộc sống của đối tượng nghỉ việc

- Tiêu cực: Nghỉ do bị đuổi hay do không đáp ứng được công việc, hay áp lực công việc quá lớn.

Việc này là quá sức với các bạn, công việc khó khăn mà bạn phải thực hiện: không chỉ là làm tiếp các công việc mà còn phải sửa sai những tồn đọng do kế toán trước nghỉ việc để lại. Điều này đòi hỏi kỹ năng công việc kế toán của các bạn.

- Chủ động đặt lịch hẹn với Kế toán cũ: Mục đích thực hiện bàn giao công việc, cố gắng xây dựng tình huống hỏi kế toán cũ trường hợp hay mắc phải sai sót khi tiến hành hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của DN và cách kinh nghiệm sửa chữa những sai sót đó,… Cố gắng xin liên lạc với kế toán cũ ở nhiều hình thức: qua điện thoại, email,….

- Bàn giao về sổ sách kế toán:

            + Hoá đơn chứng từ kế toán

            + Các Báo cáo thuế và Báo cáo Tài chính

            + Hồ sơ nhân sự, Hợp đồng Lao động

            + Các giấy tờ liên quan khác

- Kiểm tra:

+ Đối với các Hoá đơn Đầu ra: để kiểm tra cần kiểm tra trên

           Thông Báo phát hành hoá đơn: Ký hiệu, tổng số Hoá đơn thông báo phát hành

            Kiểm tra Báo cáo tình hình sử dụng Hoá đơn.

+ Đối với các Hoá đơn Đầu vào: kiểm tra cùng với tờ khai thuế hàng tháng.

Thông thường trên bảng kê mua vào của kỳ kê khai có bao nhiêu dòng thì kê khai đó có bấy nhiêu Hoá đơn GTGT đầu vào: các bạn phải kiểm tra về số hiệu, số hoá đơn và giá trị ghi trên các hoá đơn.

Tuy nhiên việc kiểm tra phải hợp lý với thời gian thực hiện bàn giao. Vì vậy các bạn phải sắp xếp sao cho hợp lý, tránh trường hợp hết thời gian bàn giao mà không có được kết quả,…

Khi thực hiện lập Biên bản bàn giao các bạn cần có đầy đủ các bên xác nhận:

            + Bên bàn giao

            + Bên nhận bàn giao

            + Người thứ 3: bên chứng kiến

Lưu ý khi ghi nội dung của Biên bản bàn giao: việc các bạn kiểm tra về sổ sách kế toán chắc chắn đến đâu thì trên biên bản thể hiện rõ như vậy. Trường hợp chưa kiểm tra được tính chính xác của Hoá đơn chứng từ kế toán thì trên Biên bản bàn giao phải ghi rõ ràng là chưa xác định tính chính xác của các Hoá đơn chứng từ kế toán.

Nhưng: cần phải kiểm tra mang tính sắc xuất của một số Hoá đơn chứng từ kế toán từ đó đưa ra mức độ sai phạm. Trường hợp xảy ra sai sót với các Hoá đơn chứng từ kế toán các bạn cần ghi lại những hoá đơn chứng từ kế toán đó đồng thời trình lên nhà quản lý. ( Lưu ý trước khi trình lên các bạn cần có những phương án để giải quyết cho các đối tượng sai sót đó)

b. Trường hợp DN bổ sung nhân sự:

- Có thể làm các công việc độc lập song song hoặc phụ giúp cho người kế toán cũ. Trường hợp này sẽ có nhiều thuận lợi hơn cho các bạn. Bởi các bạn luôn có điểm tựa từ người kế toán cũ để học hỏi cũng như có người cho các bạn định hướng những công việc mà các bạn sẽ thực hiện khi làm tại DN.

- Tuy nhiên không phải lúc nào các bạn cũng đặt ra câu hỏi với họ, hãy tìm hiểu và tự trả lời cho những thắc mắc nghi vấn, trường hợp thật khó thì hãy đưa ra câu hỏi với họ.