Hướng dẫn lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Từ ngày 01/6/2025, chứng từ khấu trừ thuế TNCN bắt buộc phải là chứng từ điện tử, tuân theo định dạng chuẩn của cơ quan thuế. Không còn khái niệm đặt in, phát hành mẫu chứng từ giấy riêng theo Thông tư 78 trước đây.
Quy định về lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025
Căn cứ điểm a, điểm b khoản 2 Điều 44 Luật quản lý thuế 2019, thời hạn khai quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Thời hạn khai quyết toán thuế TNCN của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Tại điểm 9.2 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, trong thành phần hồ sơ cá nhân khai quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế có “Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế".
Đồng thời khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có quy định như sau:

"2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, ... tổ chức, cá nhân khẩu trừ thuế phải lập chứng từ khấu trừ ... giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, … Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân"

Tại khoản 22 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐCP bổ sung Điều 34a và Điều 34b vào sau Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

"Điều 34b. Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí khi sử dụng chứng từ điện tử
…
3. Chuyển dữ liệu chứng từ điện tử đến cơ quan quản lý thuế
a) Chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử
Tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế sau khi lập đầy đủ các nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử gửi cho người bị khấu trừ thuế và đồng thời gửi cho cơ quan thuế ngay trong ngày lập chứng từ.
Tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC có quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:
…
2. Chứng từ khấu trừ
a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cả nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.
b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:
b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
…
b.2) Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế"

Tóm lại, quy định về lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 cụ thể như sau:
- Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức trả thu nhập thì tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động.
- Trường hợp cá nhân thực hiện quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế thì trong hồ sơ quyết toán thuế TNCN có chứng từ khấu trừ thuế để chứng minh số thuế TNCN đã được khấu trừ trong năm.
- Thời hạn quyết toán thuế TNCN tiền lương tiền công của cá nhân kết thúc sau thời hạn quyết toán thuế của tổ chức trả thu nhập. Một số trường hợp sau khi kết thúc năm dương lịch cá nhân đã thực hiện quyết toán thuế, trước khi tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế TNCN thì hệ thống ngành thuế chưa có đầy đủ thông tin thu nhập và số thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân. Khi đó chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ để cá nhân thực hiện quyết toán thuế TNCN và là cơ sở để cơ quan thuế đối soát với thông tin kê khai trên hồ sơ khai thuế.
- Trong trường hợp các tổ chức trả thu nhập đã quyết toán thuế TNCN, thông tin thu nhập, số thuế đã khấu trừ của cá nhân được kê khai đầy đủ lên hệ thống ngành thuế, tổ chức trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN thì người lao động có sự đối chiếu chéo thông tin thu nhập, số thuế đã khấu trừ giữa tổ chức trả thu nhập và cá nhân người lao động, tránh một số trường hợp doanh nghiệp kê khai sai thu nhập, số thuế đã khấu trừ.
- Riêng với trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.
- Từ ngày 01/6/2025 phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đã thực hiện theo các quy định trước đây chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN Nghị định 70/2025/NĐ-CP..
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn về lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025. Quý khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ thành lập công ty, thành lập chi nhánh, thay đổi giấy phép, kế toán thuế trọn gói vui lòng liên hệ thông tin bên dưới.

  Hotline/Zalo/Viber: O969.541.541 Mr Chiêm
Theo dõi chúng tôi tại                   
TRUNG TÂM TƯ VẤN GIẤY PHÉP - THUẾ - KẾ TOÁN TÍN VIỆT
Văn phòng: 11/7 Thoại Ngọc Hầu, Phường Tân Phú, TPHCM
Google Map: Xem đường đi
Thời gian mở cửa: Thứ 2 - Sáng Thứ 7: Sáng 08:00 AM - 12:00 PM; Chiều 13:00 AM - 17:00 PM
[E]: admin@ketoantinviet.com
[W]: ketoantinviet.vn - ketoantinviet.com.vn - ketoantinviet.com