Điều kiện khi ủy quyền nhận thay lương từ 05tr

Cục thuế đã có văn bản trả lời về điều kiện khi doanh nghiệp chi trả lương từ 5 triệu trở lên mỗi lần và ủy quyền nhận thay ra sao để không bị loại chi phí khi tính thuế TNDN
Chính thức từ ngày 15/12/2025, khi doanh nghiệp chi trả lương từ 5 triệu trở lên mỗi lần cho người lao động để không bị loại chi phí khi tính thuế TNDN bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không toán không dùng tiền mặt.

Đồng thời, đối với các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công từ 5 triệu trở lên mỗi lần mà công ty chi trả nếu trường hợp người lao động ủy quyền nhận thay mình thì vẫn phải tuân thủ quy định thanh toán không dùng tiền mặt hoặc ngược lại nếu dưới 5 triệu thì được phép nhận tiền mặt (nếu cần) và phải có văn bản ủy quyền CÔNG CHỨNG theo Bộ luật Dân sự 2015 và khoản 1 Điều 94 Bộ luật Lao động 2019.

Tuy nhiên, điều kiện mới về ủy quyền nhận thay lương để ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế TNDN cần phải lưu ý.

Cụ thể, giấy ủy quyền nhận thay lương có điều kiện khác hoàn toàn so với giấy ủy quyền mà công ty ủy quyền để nhân viên thanh toán cho nhà cung cấp rồi về công ty thanh toán lại vào tài khoản ngân hàng của nhân viên.

Theo đó, ủy quyền nhận thay lương là người lao động họ ủy quyền cho người mà họ tin tưởng để nhận lương từ công ty thay cho họ. Và ủy quyền này bắt buộc phải phải công chứng.

Có Hợp đồng ủy quyền/Giấy ủy quyền được lập theo đúng quy định của pháp luật về dân sự (phải được công chứng, chứng thực tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền), trong đó nêu rõ nội dung ủy quyền nhận lương, thông tin nhân thân của người ủy quyền và người được ủy quyền, thông tin tài khoản ngân hàng nhận thay.

Tham chiếu đến quy định pháp luật hiện hành, tại điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

"Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
1. Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:
...
c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng."

Như vậy, khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Đồng thời, căn cứ theo Công văn 01/TCS14-QLDN1 năm 2026 của Thuế cơ sở 14 Thành phố Hồ Chí Minh và Công văn 275/NBI-QLDN2 năm 2026 của Thuế tỉnh Ninh Bình hướng dẫn điều kiện mới khi trả lương từ 5 triệu đồng từng lần trở lên để được tính chi phí được trừ khi tính thuế TNDN với ý kiến như sau:

"Công văn 01/TCS14-QLDN1 năm 2026: trường hợp công ty chi trả lương từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính là khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Công văn 275/NBI-QLDN2 năm 2026: trường hợp Công ty có phát sinh khoản chi tiền lương, tiền công bằng tiền mặt cho người lao động từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì Công ty không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp."

Như vậy, từ những căn cứ trên, có thế thấy không phải tất cả các trường hợp doanh nghiệp chi trả lương cho người lao động hay chi trả lương thông qua ủy quyền cho người khác nhận thay đều bắt buộc chuyển khoản (thanh toán không dùng tiền măt).

Thay vào đó, việc thanh toán không dùng tiền mặt chỉ áp dụng bắt buộc đối với các khoản chi trả tiền lương từ 5 triệu đồng trở lên (áp dụng cho người lao động nhận lương hay chi trả lương thông qua ủy quyền cho người khác nhận thay).

Do đó, có thể khẳng định từ năm 2026 khi doanh nghiệp chi trả lương từ 5 triệu trở lên mỗi lần và trả lương thông qua ủy quyền nhận thay bằng tiền mặt sẽ bị loại chi phí khi tính thuế TNDN theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

10 khoản chi phí tiền lương không được tính vào chi phí khi tính thuế TNDN?
Căn cứ theo Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định về 10 khoản chi không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN như sau:

(1) Chi lương thưởng không có quy định

Các khoản tiền lương tiền công, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau:

- Hợp đồng lao động hoặc văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người sang làm việc tại Việt Nam (đối với trường hợp người nước ngoài được điều chuyển hoặc di chuyển trong nội bộ Tập đoàn, giữa công ty mẹ với công ty con);

- Thoả ước lao động tập thể;

- Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn;

- Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn.

(2) Chi lương không thực chi

Chi tiền lương tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật

(3) Lương, thù lao không đúng đối tượng

Tiền lương tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ; thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh;

(4) Trích bảo hiểm vượt mức quy định

Phần chi cho các khoản có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế, bao gồm: Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát; chi hỗ trợ điều trị khám bệnh, chữa bệnh; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở giáo dục, cơ sở hoạt động giáo dục nghề nghiệp; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn (không bao gồm trường hợp chi bảo hiểm tai nạn bắt buộc theo quy định của pháp luật chuyên ngành), bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội, khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm đ khoản này) và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác.

(5) Lương chưa chi sau thời hạn quyết toán

Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi; trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ lương dự phòng. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

(6) Chi trang phục không đúng quy định

Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 triệu đồng/người/năm.

Trường hợp doanh nghiệp có chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ;

(7) Phụ cấp tàu xe không đúng quy định pháp luật lao động

Chi phụ cấp phương tiện đi lại đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ luật Lao động 2019

(8) Chi công tác phí không có chứng từ

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 05 triệu đồng trở lên mà các khoản chi phí này được thanh toán bởi cá nhân bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt thì xác định đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Có hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về hóa đơn, chứng từ do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất;

- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác;

- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé phương tiện đi lại bởi cá nhân bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp;

(9) Đóng bảo hiểm hưu trí, bảo hiểm tự nguyện vượt mức

Phần chi vượt mức 05 triệu đồng/tháng/người để đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội hoặc quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động. Phần vượt mức quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, về bảo hiểm y tế để trích nộp các quỹ có tính chất an sinh xã hội (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm hưu trí bổ sung bắt buộc), Quỹ bảo hiểm y tế và Quỹ bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động, cụ thể như sau:

- Khoản tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 hoặc quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động được tính vào chi phí được trừ ngoài việc không vượt mức quy định tại điểm này còn phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn;

- Doanh nghiệp không được tính vào chi phí đối với các khoản chi tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 hoặc quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động nếu doanh nghiệp không thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc cho người lao động (kể cả trường hợp nợ tiền bảo hiểm bắt buộc).

(10) Trợ cấp mất việc sai quy định

Chi trả trợ cấp mất việc làm, trợ cấp thôi việc, chi bồi thường, trợ cấp cho người bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp cho người lao động không theo đúng quy định;

Xác định kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp theo năm nào?
Theo Điều 5 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 quy định kỳ tính thuế như sau:

"Kỳ tính thuế
1. Kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp được xác định theo năm dương lịch hoặc năm tài chính do doanh nghiệp lựa chọn, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này. Trường hợp doanh nghiệp lựa chọn năm tài chính khác với năm dương lịch thì thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi thực hiện.
2. Kỳ tính thuế đối với doanh nghiệp quy định tại điểm c, điểm d khoản 2 Điều 2 của Luật này thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý thuế."

Theo đó, kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp được xác định theo năm dương lịch hoặc năm tài chính do doanh nghiệp lựa chọn. Trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 5 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025.

Trường hợp doanh nghiệp lựa chọn năm tài chính khác với năm dương lịch thì thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi thực hiện.

 Tư vấn miễn phí dịch vụ O969.541.541 Mr Chiêm (Call/Zalo/Viber)
Theo dõi chúng tôi tại                                                                                 
TRUNG TÂM TƯ VẤN GIẤY PHÉP - THUẾ - KẾ TOÁN TÍN VIỆT
Văn phòng: 11/7 Thoại Ngọc Hầu, Phường Tân Phú, TPHCM
Google Map: Xem đường đi
Thời gian mở cửa: Thứ 2 - Sáng Thứ 7: Sáng 08:00 AM - 12:00 PM; Chiều 13:00 AM - 17:00 PM
[E]: admin@ketoantinviet.com
[W]: ketoantinviet.vn - ketoantinviet.com.vn - ketoantinviet.com