Một số vấn đề bất cập thường gặp với hóa đơn đầu vào công ty xây dựng

Nhằm giúp các kế toán trong lĩnh vực xây dựng tránh được các sai sót, rủi ro không đáng có, bài viết dưới đây Tín Việt sẽ cập nhật những vấn đề bất cập thường gặp với hóa đơn đầu vào công ty xây dựng.

1. Những bất cập công ty xây dựng hay gặp phải khi lấy hóa đơn đầu vào

1.1. Hóa đơn đầu vào xuất sau thời điểm nghiệm thu công trình

Một trong những vấn đề bất cập đầu tiên về hóa đơn đầu vào công ty xây dựng hay gặp phải đó chính là: nguyên vật liệu đầu vào có ngày xuất còn sau cả thời điểm nghiệm thu công trình. Khi này, các hóa đơn vật liệu xuất sau thời điểm nghiệm thu công trình không những mắc sai phạm về thời điểm xuất hóa đơn mà còn bị cơ quan chức năng không chấp nhận cho tính vào chi phí công trình.

Thực tế, bất cập này thường xuất phát khi thi công công trình, các đơn vị xây dựng (phổ biến hơn ở đơn vị quy mô nhỏ) phải dùng hết tiền quỹ lưu động cho các hoạt động trả lương và mua sắm khác, ngân sách không đủ nên phải thanh toán trả chậm hoặc thanh toán sau các chi phí nguyên vật liệu đầu vào. Trong khi đó, các đơn vị bán nguyên vật liệu đa phần chỉ chấp nhận xuất hóa đơn khi bên mua đã thanh toán xong. Chính điều này làm cho đơn đầu vào của nguyên vật liệu bị xuất muộn hoặc xuất sau cả thời điểm đã nghiệm thu công trình.

Trường hợp khác, nhiều công ty buôn bán vật liệu xây dựng sẽ áp dụng xuất bán thành nhiều lần cho các công ty xây dựng. Sau đó, cuối tháng mới tổng hợp lại để đòi tiền bên mua. Đồng thời, khi nào bên bán thu được tiền thì mới tiến hành xuất hóa đơn. Thực trạng này cũng có thể dẫn tới việc hóa đơn đầu vào của nguyên vật liệu xuất sau cả thời điểm nghiệm thu công trình.

1.2. Hóa đơn đầu vào xuất không đúng theo dự toán

Hiện nay, ở nhiều đơn vị xây dựng vẫn gặp phải tình trạng: Nhận hóa đơn đầu vào không đúng với dự toán những mặt hàng đã mua. Theo đó, bên bán đến cuối tháng hoặc cuối quý (tùy thỏa thuận hai bên) sẽ tiến hành đối chiếu công nợ, tiến hành xuất hóa đơn để bên mua thanh toán. Tuy nhiên, vì một số lý do, kế toán bên bán sẽ xuất hóa đơn không đúng mặt hàng thực tế bên mua đã mua, miễn sao đảm bảo đúng bằng số tiền bên mua cần thanh toán.

Lý do xảy ra tình trạng này có thể do các nguyên nhân sau:

- Thứ nhất, do mặt hàng đã mua không còn tồn tại trên sổ sách, hệ thống bên bán nên bên bán xuất hàng hóa khác thay vào, miễn đảm bảo đúng với số tiền bên mua cần thanh toán.
- Thứ hai, do mặt hàng nào đó còn tồn quá nhiều, bên mua muốn đẩy ra nên dùng mặt hàng này xuất hóa đơn cho bên bán.
- Thứ ba, do bên bán không có kỹ sư bóc tách nên không có dự toán chi tiết. Kế toán bên bán không biết chính xác công trình đó cần lấy những gì do đó tiến hành xuất hóa đơn là một hay nhiều mặt hàng nào đó, miễn đảm bảo đúng bằng với số tiền thanh toán.

Với bất cập hóa đơn đầu vào không đúng dự toán này, các đơn vị xây dựng rất dễ gặp nhiều rủi ro, bị xử phạt vi phạm về hóa đơn nếu bị cơ quan thuế thanh, kiểm tra và phát hiện sai sót.

2. Hóa đơn xuất sau thời điểm nghiệm thu công trình là sai phạm và bị xử phạt

Hiện nay, căn cứ vào quy định pháp luật hiện hành thì các hóa đơn xuất sau thời điểm nghiệm thu công trình sai phạm.

Cụ thể, tại Khoản 2, Điều 4, Thông tư số 68/2019/TT-BTC quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, dịch vụ, Bộ Tài chính đã quy định thời điểm lập hóa đơn điện tử với việc xây dựng, lắp đặt như sau:
- Thời điểm xuất hóa đơn xây dựng, lắp đặt phải là ngày nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.
- Thời điểm xuất hóa đơn đối với các tổ chức, kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để ở bán hay chuyển nhượng được áp dụng theo từng trường hợp cụ thể, quy định chi tiết tại Điểm c, Khoản 2, Điều 4, Thông tư số 68/2019/TT-BTC.

Với sai phạm này, bên bán thực hiện xuất hóa đơn đầu vào sai thời điểm sẽ bị xử phạt theo đúng Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn của Chính Phủ.
Cụ thể, tại Điều 24, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định mức xử phạt với các trường hợp lập, xuất hóa đơn sai thời điểm như sau:

- Phạt cảnh cáo đối với trường hợp lập, xuất hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn tới chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ;
- Phạt tiền từ 3 - 5 triệu đồng đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế (trừ trường hợp quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 24, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP);

- Phạt tiền từ 4 - 8 triệu đồng với trường hợp lập hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ sai thời điểm quy định bởi pháp luật.

Như vậy, bài viết trên đây đã gửi tới bạn và doanh nghiệp một số vấn đề bất cập thường gặp với hóa đơn đầu vào công ty xây dựng.