Có được sử dụng nhiều mẫu hóa đơn cùng lúc không?

Hiện nay, vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng nhiều mẫu hóa đơn cùng lúc nhưng không biết như vậy có được không? Theo quy định, hành vi này có được coi là bất hợp pháp? Cùng đi tìm câu trả lời ngay trong bài viết dưới đây của Tín Việt nhé!

1. Sử dụng nhiều mẫu hóa đơn cùng lúc có hợp pháp không

Theo quy định, bắt đầu từ 01/07/2022, toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC (trừ doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không có hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm kế toán).
Điều 7, Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định: Tổ chức, kinh doanh có thể đồng thời tại nhiều hình thức hóa đơn khác nhau, và phải thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.
Hiện nay, mẫu thông báo phát hành hóa đơn phổ biến nhất là theo Mẫu số 2, Phụ lục ban hành kèm Thông tư 32 với các nội dung cơ bản như sau:

• Thông tin đơn vị phát hành: Tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ và điện thoại.
• Thông tin loại hóa đơn phát hành: Tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số… ), ngày lập thông báo phát hành hóa đơn, tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

Tóm lại, theo quy định trên, các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh có thể sử dụng nhiều mẫu hóa đơn cùng lúc, tuy nhiên, mỗi mẫu hóa đơn cần thực hiện quy trình thông báo phát hành hóa đơn theo quy định.

2. Quy định về thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Phát hành hóa đơn điện tử là một trong những khâu quan trọng, phải được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục pháp luật quy định.

2.1. Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.
• Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
• Mẫu hóa đơn điện tử.

Lưu ý:

• Hóa đơn mẫu và mẫu quyết định sử dụng HĐĐT phải được scan chung vào 1 bản word.
• Cần chuẩn bị 1 bản thông báo phát hành HĐĐT định dạng .xml
• Chuẩn bị chữ ký số để ký điện tử.

2.2. Quy định về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn

Thông tư số 78/2021/TT-BTC quy định về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn như sau:
- Ký hiệu mẫu số: Là số tự nhiên 1,2,3,4,5,6: Phản ánh loại hóa đơn điện tử.

+ Số 1: HĐĐT GTGT
+ Số 2: HĐĐT bán hàng
+ Số 3: HĐĐT bán tài sản công
+ Số 4: HĐĐT bán hàng dự trữ quốc gia
+ Số 5: HĐĐT khác như: tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu hoặc các chứng từ điện tử khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
+ Số 6: Chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
- Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số, phản ánh thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế hoặc HĐĐT không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử.

+ Ký tự đầu tiên (C/K): C: dùng cho HĐĐT có mã của Cơ quan thuế, K: Dùng cho HĐĐT không có mã.
+ 2 ký tự tiếp theo: Là 2 chữ số Ả rập thể hiện năm lập HĐĐT, xác định theo 2 số cuối của năm dương lịch.
+ 1 ký tự tiếp theo: Chữ cái quy định là T, D, L, M, N, B, G, H, thể hiện loại HĐĐT. Cụ thể:

- Hóa đơn do Cục thuế đặt in: Ký hiệu mẫu số là nhóm 11 ký tự thể hiện thông tin về: Tên loại hóa đơn, số liên , STT mẫu trong loại hóa đơn. Cụ thể:
+ Chữ T: Áp dụng với HĐĐT do doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với Cơ quan thuế
+ Chữ D: Áp dụng với hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do doanh nghiệp đăng ký sử dụng.
+ Chữ L: Áp dụng với HĐĐT của Cơ quan thuế cấp từng lần phát sinh.
+ Chữ M: Áp dụng với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
+ Chữ N: Áp dụng cho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
+ Chữ B: Áp dụng cho phiếu xuất khi gửi bán đại lý điện tử.
+ Chữ G: Áp dụng với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn GTGT.
+ Chữ H: Áp dụng cho tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
- 2 ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý. Nếu không có nhu cầu quản lý thì để là YY.

Lưu ý: Trên bản thể hiện, ký hiệu HĐĐT và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn, hoặc ở vị trí nào dễ nhận biết nhất.
Như vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng nhiều mẫu hóa đơn cùng lúc, chỉ cần ký hiệu, mẫu số của hóa đơn đảm bảo đáp ứng đúng theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, và phải thông báo phát hành hóa đơn.
Để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử Tín Việt, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ: