Hóa đơn chuyển đổi để làm gì? Nguyên tắc khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Theo quy định, người bán hàng hóa được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trong quá trình lưu thông, và chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất. Vậy hóa đơn chuyển đổi để làm gì? Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy? Tất cả sẽ được giải đáp ngay trong bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn chuyển đổi để làm gì?

Khoản 1, Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành đã quy định rất rõ về việc doanh nghiệp có thể chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như một cách chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa khi vận chuyển. Tuy nhiên, việc chuyển đổi này cần đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, và phải có chữ ký, đóng dấu của người đại diện theo pháp luật bên bán hàng.
Ngoài ra, chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cũng giúp doanh nghiệp lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định của pháp luật. Do đó, nhiều người chọn phương thức chuyển đổi này để thỏa mãn các yêu cầu trên.

2. Nguyên tắc khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn giấy sau khi thực hiện chuyển đổi, nghiệp vụ chuyển đổi hóa đơn phải đảm bảo những nguyên tắc sau:

Thứ nhất: Nội dung trên hóa đơn chuyển đổi phải được giữ toàn vẹn so với hóa đơn gốc
Thứ hai: Hóa đơn chuyển đổi phải có ký hiệu riêng để xác nhận, cụ thể hơn là có dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
Thứ ba: Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký và đầy đủ họ tên của người thực hiện chuyển đổi

Như vậy, nếu đáp ứng được toàn bộ 3 yêu cầu trên, hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử mới có giá trị pháp lý.

3. Hóa đơn chuyển đổi khác gì so với hóa đơn giấy thông thường?

Hóa đơn điện tử đang được Nhà nước đẩy mạnh triển khai nhằm khắc phục những hạn chế của hóa đơn giấy, phù hợp với sự phát triển kinh tế trong thời kỳ công nghệ số hiện nay.

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định, thời hạn bắt buộc hoàn thành chuyển đổi hóa đơn điện tử là từ ngày 01/07/2022. Tuy nhiên, Chính Phủ cũng khuyến khích các đơn vị, doanh nghiệp chuyển đổi dần sang hóa đơn điện tử để thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, tra cứu, quản lý kê khai thuế... thuận tiện, nhanh chóng hơn.

Đặc biệt, với ưu điểm linh hoạt về tính năng, dễ sử dụng và có thể chuyển đổi sang hóa đơn giấy dễ dàng, nên hóa đơn điện tử đang ngày càng được sử dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp.
Vậy so với hóa đơn giấy thông thường, hóa đơn điện tử chuyển đổi có điểm gì khác:

Thứ nhất: Ký hiệu trên hóa đơn: Nếu số seri trên hóa đơn giấy là VC/15P thì trên hóa đơn chuyển là VC/15E
Thứ hai: Chữ ký trên hóa đơn: Chữ ký trên hóa đơn giấy sử dụng chữ viết tay, trong khi hóa đơn điện tử dùng chữ ký số.
Thứ ba: Liên hóa đơn: Hóa đơn giấy có liên 2, liên 3 và nội dung trên các liên phải giống hệt nhau. Hóa đơn điện tử không có liên.
Thứ tư: Hóa đơn chuyển đổi có dòng chữ: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.