Hóa đơn đầu vào của công ty vận tải và những điểm cần lưu ý

Hóa đơn đầu vào của công ty vận tải có nhiều điểm đặc biệt mà cả bên mua và bên cung cấp dịch vụ đều cần lưu ý. Vậy, hóa đơn đầu vào của công ty vận tải này là những loại nào và các quy định cần nắm rõ để tránh rủi ro trong sản xuất kinh doanh.

1. Hóa đơn đầu vào của công ty vận tải gồm những loại nào

Trong quá trình sản xuất kinh doanh hầu hết các doanh nghiệp, đơn vị đều phải phát sinh hóa đơn đầu vào với công ty vận tải. Vậy hóa đơn đầu vào của công ty vận tải gồm những loại nào?
Hóa đơn đầu vào của công ty vận tải hay còn là hóa đơn vận chuyển. Căn cứ theo quy định tại Khoản 1, Điều 5, Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Khoản 2, Điều 3, Thông tư 39/2014/TT-BTC về các loại hóa đơn. Theo đó, hóa đơn vận tải đầu vào có các loại:

• Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan

Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua (theo Khoản 3, Điều 4, Thông tư số 39/2014/TT-BTC).
Như vậy, các loại tem; vé; thẻ; phiếu thu cước vận chuyển… được coi là hóa đơn của công ty vận tải do công ty vận tại xuất (phát hành) theo quy định.

2. Thời điểm lập hóa đơn đầu vào của công ty vận tải theo quy định của Pháp luật

Đối với hóa đơn đầu vào của công ty vận tải thì thời điểm lập hóa đơn rất quan trọng. Thời điểm lập hóa đơn không đúng mặc dù bên mua vẫn được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào (với điều kiện là việc mua bán là đúng thực tế; có hóa đơn, chứng từ thanh toán đầy đủ; bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ). Tuy nhiên bên cung cấp dịch vụ sẽ bị xử phạt về hành vi lập hóa đơn sai thời điểm và mức phạt sẽ tùy từng trường hợp cụ thể.

2.1. Thời điểm lập hóa đơn hóa đơn đầu vào của công ty vận chuyển

Căn cứ theo Khoản 2, Điều 9, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 thì thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

2.2. Thời điểm lập hóa đơn đối với trường hợp hóa đơn vận chuyển cụ thể

Bên cạnh đó Căn cứ Khoản 4, Điều 9, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể. Trong đó quy định thời điểm lập hóa hóa đơn đối với trường hợp hóa đơn vận chuyển cụ thể như sau:

(1) Đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác như:

• Trường hợp cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không
• Dịch vụ logistic

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Trong đó kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với người mua.

(2) Đối với các trường hợp tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế

Thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.

Lưu ý:

Các công ty có hoạt động vận chuyển hàng hóa thông thường bằng đường bộ không thuộc các trường hợp cung cấp dịch vụ cụ thể tại (1) và (2) không được xuất hóa đơn vận chuyển hàng hóa theo bảng kê.

3. Hóa đơn đầu vào công ty vận tải không được được khấu trừ thuế GTGT trong các trường hợp nào

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 14, Thông tư 219/2013/TT-BTC, quy định rõ nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào:
“Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT được khấu trừ toàn bộ, kể cả thuế GTGT đầu vào không được bồi thường của hàng hóa chịu thuế GTGT bị tổn thất ”.

Như vậy, hóa đơn đầu vào của công ty vận tải, cụ thể là ở dạng biên lai cước đường bộ hay các hóa đơn vận tải hàng không, dịch vụ logistic… đều được khấu trừ thuế GTGT.
Tuy nhiên, tại Khoản 15, Điều 14, Thông tư 219/2013/TT-BTC, cơ sở kinh doanh không được khấu trừ thuế GTGT trong các trường hợp:

• Hóa đơn GTGT sử dụng không đúng quy định của pháp luật như: hóa đơn GTGT không ghi thuế GTGT (trừ trường hợp đặc thù được dùng hóa đơn GTGT ghi giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT);
• Hóa đơn, chứng từ nộp thuế GTGT giả, hóa đơn bị tẩy xóa, hóa đơn khống (không có hàng hóa, dịch vụ kèm theo);
• Hóa đơn ghi giá trị không đúng giá trị thực tế của hàng hóa, dịch vụ mua, bán hoặc trao đổi.
• Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán nên không xác định được người bán;
• Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua nên không xác định được người mua (trừ trường hợp hướng dẫn tại khoản 12 Điều này);

Để đảm bảo hóa đơn đầu vào của công ty vận tải được khấu trừ thuế GTGT doanh nghiệp cần lưu ý hóa đơn sử dụng đúng theo quy định của Pháp luật, hóa đơn đảm bảo không bị tẩy xóa, ghi đúng giá trị thực tế, ghi đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.

Trên đây là thông tin hóa đơn đầu vào của công ty vận tải và các điểm cần lưu ý. Hiện nay, sau nhiều nỗ lực thực hiện chuyển đổi số việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã hạn chế tối đa những rủi ro cho cả bên mua và bên công ty vận tải trong việc xuất lập hóa đơn.