Hướng dẫn cách lập báo cáo tài chính excel chi tiết nhất

Báo cáo tài chính là loại tài liệu quan trọng, thể hiện thực trạng tài chính của doanh nghiệp đó. Hiện nay, có nhiều cách để lập báo cáo tài chính, trong đó, nhiều kế toán viên lựa chọn lập báo cáo tài chính trên excel. Dưới đây là hướng dẫn cách lập báo cáo tài chính excel mới nhất 2023.

1. Lập báo cáo tài chính excel có ưu, nhược điểm gì?

Lập báo cáo tài chính excel mang đến một số ưu và nhược điểm như sau:

1.1. Ưu điểm khi lập báo cáo tài chính excel

- Kiểm soát, thống kê dữ liệu rõ ràng
Việc trình bày các số liệu thống kê theo bảng sẽ hỗ trợ kế toán có thể theo dõi dễ dàng, hiệu quả. Ngoài ra, sử dụng các hàm có sẵn trên excel sẽ giúp việc tính toán trở nên đơn giản, chính xác hơn.
- Thêm bớt dữ liệu linh hoạt
Trong quá trình lập báo cáo tài chính, kế toán có thể linh hoạt thêm bớt dữ liệu trong các cột, sắp xếp lại sao cho hợp lý để theo dõi, đánh giá dễ dàng.
- Cài đặt dễ dàng, miễn phí sử dụng
Phần mềm excel là một trong những phần mềm phổ biến nhất hiện nay, được cài đặt dễ dàng trên máy tính và sử dụng hoàn toàn miễn phí. Do đó, để tiết kiệm chi phí, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn lập báo cáo tài chính excel.

1.2. Nhược điểm khi sử dụng excel làm báo cáo tài chính

Hiện nay, doanh nghiệp sử dụng các phần mềm kế toán có sẵn chức năng báo cáo tài chính do việc sử dụng excel để BCTC tồn tại nhiều bất cập. Cụ thể:

- Tốn thời gian, năng suất làm việc không cao

Báo cáo tài chính là công việc cần tổng hợp nhiều số liệu từ nhiều chứng từ, sổ sách. Do đó, việc rà soát bằng excel rất dễ xảy ra sai sót trong việc đặt hàm, khớp dữ liệu… Những lỗi này nếu xảy ra sai sót thì rất khó để sửa chữa, rà soát.

- Khó phát hiện lỗi sai để sửa chữa

Việc sai lệch số liệu ngay từ đầu khiến kế toán viên mất rất nhiều thời gian tìm kiếm, sửa chữa thông tin. Đặc biệt với excel, kế toán thường liên kết các sheet với nhau, khiến một lỗi sai có thể ảnh hưởng đến nhiều phần liên quan. Với các doanh nghiệp nhỏ, phát sinh giao dịch không nhiều thì thời gian để phát hiện sửa chữa có thể mất khoảng nửa ngày, nhưng với các doanh nghiệp lớn, phát sinh giao dịch nhiều thì thời gian đối soát của kế toán sẽ phải mất vài ngày, thậm chí là cả tuần.

- Tốn thời gian tạo mẫu, chỉnh sửa mẫu báo cáo tài chính

Sau khi lập file excel, kế toán phải tạo và chỉnh sửa thủ công mẫu báo cáo tài chính do phần mềm excel không có tính năng tự động cập nhật vào file.

2. Hướng dẫn cách lập báo cáo tài chính excel

Thông thường, hồ sơ quyết toán thuế và lập BTCT gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Thuyết minh BCTC, Bảng cân đối tài khoản, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

2.1. Bảng cân đối phát sinh của năm

Cách lập bảng cân đối phát sinh năm tương tự như lập bảng cân đối phát sinh tháng, số liệu tổng hợp từ bảng nhập liệu cả năm. Cụ thể:

• Cột mã TK, tên TK: Sao chép danh mục từ DMTK về.
• Cột dư nợ và dư có đầu kỳ: Dùng hàm VLOOKUP để tìm ở cân đối phát sinh tháng 1 về (phần dư đầu kỳ).
• Cột phát sinh nợ, phát sinh có: Dùng hàm SUMIF để tổng hợp các tháng ở bảng nhập liệu về.
• Cột dư nợ, dư có cuối kỳ: Dùng hàm MAX để tổng hợp.
• Dòng Tổng cộng: Dùng hàm SUMTOTAL để cộng.
• Các chỉ tiêu cột tài sản, doanh thu, chi phí, BCTC và Nguồn vốn: Xác định các TK trên cân đối phát sinh năm ứng với chỉ tiêu nào trên BC kết quả kinh doanh và Bảng cân đối kế toán, rồi gắn mã số chỉ tiêu đó cho TK tương ứng.

2.2. Bảng cân đối kế toán

• Lập bảng cân đối kế toán vào cuối năm tài chính.
• Kết quả của bảng cân đối kế toán đúng khi: Nguồn vốn = Tổng tài sản.
• Cột số năm trước: Dựa vào Cột năm nay của Bảng cân đối kế toán năm trước.
• Cột số năm nay: Dùng hàm SUMIF cho các chỉ tiêu tương ứng để lấy số liệu về từ cân đối phát sinh.
• Dãy điều kiện: Là cột “NV” với các mã số thuộc phần nguồn vốn, hoặc cột “TS, DT, CP” đối với các mã số thuộc phần Tài sản.
• Điều kiện cần tính: Các cô mã số trên bảng cân đối kế toán.
• Dãy tính tổng: Là cột dư nợ với các mã số thuộc phần tài sản, cột dư nợ có với các mã số thuộc phần nguồn vốn.

2.3. Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

• Báo cáo kết quả kinh doanh lập cho thời kỳ: Kết quả kinh doanh của một kỳ.
• Cột số năm trước: Căn cứ vào cột nằm ngay của Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm trước.
• Cột số năm nay: Dùng hàm SUMIF để lấy số liệu từ cân đối phát sinh.
• Dãy điều kiện: Là cột: Tài sản, doanh thu, chi phí trên Bảng cân đối phát sinh năm.
• Điều kiện cần tính: Các ô mã số trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
• Dãy tính tổng: Cột phát sinh Nợ trên chi phí phát sinh năm.

2.4. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Nội dung: Thể hiện dòng tiền ra vào của doanh nghiệp.
Kết quả báo cáo lưu chuyển tiền tệ đúng khi: Chỉ tiêu (70) trên lưu chuyển tiền tệ = Chỉ tiêu (110) trên bảng cân đối kế toán.
Cột số năm trước: Dựa vào cột năm nay của Báo cáo LCTT năm trước.

2.5. Bản thuyết minh BCTC

Đây là bản báo cáo dùng để giải thích thêm cho các bảng: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả tình hình kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Dựa vào bảng cân đối kế toán, BCKQKD, Báo cáo LCTT, Bảng cân đối số phát sinh năm, bảng trích khấu hao TSCĐ, kế toán có thể dễ dàng lập Bản thuyết minh BCTC theo mẫu.

Trên đây là hướng dẫn cách lập báo cáo tài chính Excel đơn giản nhất. Hy vọng bài viết đã cung cấp kiến thức hữu ích cho quý độc giả. Ngoài ra, để được tư vấn vui lòng liên hệ: