Tổng hợp các quy định về hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

Hóa đơn do Cơ quan thuế đặt in là gì? Đối tượng nào được mua hóa đơn do Cơ quan thuế đặt in? Cần lưu ý gì khi tiêu hủy hóa đơn đặt in? Những nội dung này đã được quy định rõ ràng tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thông tin chi tiết Tín Việt sẽ gửi đến quý bạn đọc trong bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là gì?

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho các tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng được mua hóa đơn của Cơ quan thuế sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Theo quy định tại Điều 23, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cục thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đặt in hóa đơn để bán cho các đối tượng sau:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại Khoản 1, Điều 14, Nghị định này trong trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không thực hiện giao dịch với Cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử để lập hóa đơn điện tử và truyền dữ liệu hóa đơn đến người mua và Cơ quan thuế.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của Cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng, Cơ quan thuế chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử. Khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của Cơ quan thuế.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh trong thời gian hạ tầng CNTT cấp mã hóa đơn của Cơ quan thuế gặp sự cố (Quy định cụ thể tại Khoản 2, Điều 20, Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

2. Cách tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của Cơ quan thuế

Theo quy định, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng sẽ phải tiêu hủy hóa đơn, trong thời hạn chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày thông báo với Cơ quan thuế.

Nếu Cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải tiêu hủy hóa đơn, trong thời hạn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của Cơ quan thuế.

Lưu ý:

• Hóa đơn đã lập sẽ được tiêu hủy theo đúng quy định.
• Hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không được tiêu hủy, phải xử theo quy định.

Phương thức tiêu hủy hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được tiến hành như sau:

- Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy
- Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, bao gồm: Đại diện lãnh đạo và đại diện bộ phận kế toán của tổ chức (Hộ, cá nhân kinh doanh không cần thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn).
- Các thành viên trong Hội đồng phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin trong biên bản trước pháp luật.
- Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn bao gồm:

+ Quyết định thành lập hội đồng tiêu hủy hóa đơn
+ Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy (Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy)
+ Biên bản tiêu hủy hóa đơn
+ Thông báo kết quả hủy hóa đơn (Loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy, thời gian hủy, phương pháp hủy hóa đơn).

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn sẽ được lưu tại chính doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Thông báo kết quả hủy hóa đơn sẽ được lập thành 02 bản, một bản lưu tại doanh nghiệp và bản còn lại gửi đến Cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày tiêu hủy hóa đơn.
Ngoài ra, Cơ quan thuế tiêu hủy hóa đơn do Cục thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán, hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng. Tổng cục thuế có trách nhiệm quy định về quy trình tiêu hủy hóa đơn do Cục thuế đặt in.

3. Cách xử lý khi mất, cháy, hỏng hóa đơn đặt in đã mua của Cơ quan thuế

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoặc hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn đã lập, chưa lập thì phải lập báo cáo về việc cháy, mất, hỏng hóa đơn, sau đó thông báo ngay với Cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo mẫu BC21/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 125/2020/NĐ-CP (chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày xảy ra việc cháy, mất, hỏng hóa đơn)

- Khi người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã cung cấp hóa đơn theo đúng quy định, nhưng sau đó lại làm mất, cháy, hỏng hóa đơn Liên 2 bản gốc thì người bán và người mua phải lập biên bản ghi nhận sự việc, trong đó, ghi rõ Liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu trên hóa đơn bản sao rồi giao cho người mua. Người mua có thể sử dụng hóa đơn mới để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

- Trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn Liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ 3 (vận chuyển) thì căn cứ vào việc bên thứ 3 do người bán hay người mua thuê để xác định trách nhiệm liên quan và xử phạt.

Trên đây là một số thông tin liên quan đến hóa đơn do Cơ quan thuế đặt in. Tuy nhiên, từ 1/7/2022, các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Đối với các loại hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, doanh nghiệp cần áp dụng quy định về xử lý hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử tại Điều 60 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.