Công việc cần làm sau khi thành lập công ty

Thành lập công ty có rất nhiều việc liên quan đến kế toán, nhân sự, bảo hiểm, giấy phép… bắt buộc phải thực hiện. Trong khi đó, hầu hết chủ các công ty mới do ít kinh nghiệm nên thường gặp nhiều thiếu sót sau khi thành lập công ty, dẫn đến bị xử phạt hành chính không đáng có. Trong bài viết này, Tín Việt xin chia sẻ chi tiết các công việc doanh nghiệp mới thành lập cần làm.

1. Khác dấu tròn Doanh nghiêp
Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký thành lập công ty và có giấy phép đăng ký kinh doanh, vấn đề tiếp theo cần thực hiện đó là làm thủ tục khắc dấu. Thay vì phải đăng ký mẫu dấu với cơ quan nhà nước có thẩm quyền như trước đây thì hiện nay công ty được hoàn toàn chủ động trong việc làm con dấu, công ty có thể tự khắc dấu hoặc đến cơ sở khắc dấu để làm con dấu. Số lượng tùy chọn, do công ty quyết định. Về hình thức, mỗi doanh nghiệp cần phải thống nhất vầ hình thức, nội dung và kích thước con dấu, con dấu có thể là hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác. Tuy nhiên, nội dung con dấu phải thể hiện được 2 thông tin quan trọng đó là: tên doanh nghiệp và mã số thuế của doanh nghiệp.
Lưu ý: Từ này 01 tháng 01 năm 2021 theo Luật Doanh nghiệp năm 2020 có hiệu lực đã bãi bỏ quy định về thông báo mẫu dấu với sở Kế hoạch và đầu tư trước khi doanh nghiệp sử dụng con dấu.
Một số hình ảnh, ngôn ngữ không được dùng trong nội dung mẫu con dấu:
Quốc kỳ, quốc huy, đăng kỳ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nướ, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp; tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp;
Từ ngũa, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
Như vậy, doanh nghiệp phải tự đảm bảo về tính hợp pháp của mẫu con dấu.

2. Treo bảng hiệu tại trụ sở công ty đã đăng ký
Biển hiệu tại trụ sở, nơi kinh doanh của doanh nghiệp có thể được thể hiện dưới các hình thức bảng, biển, hộp đèn, hệ thống đèn neon uốn chữ (neonsight) hoặc các hình thức khác, nhằm giới thiệu tên gọi, địa chỉ giao dịch của doanh nghiệp.
Theo quy định tại Điều 34 Luật Quảng Cáo, Biển hiệu phải có các nội dung sau:
– Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);
– Tên doanh nghiệp theo đúng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
– Địa chỉ, điện thoại.
Lưu ý: Trên biển hiệu được thể hiện biểu tượng (logo) đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền, diện tích logo không quá 20% diện tích biển hiệu, không được thể hiện thông tin, hình ảnh quảng cáo cho bất cứ loại hàng hóa, dịch vụ nào.
Vị trí lắp đặt biển hiệu không được che chắn không gian thoát hiểm, cứu hoả; không được lấn ra vỉa hè, lòng đường, ảnh hưởng đến giao thông công cộng.

3. Mở tài khoản ngân hàng và thông báo thông tin tài khoản
Để thực hiện việc thanh toán nhận thanh toán khi phát sinh giao dịch, kê khai và nộp thuế theo quy định, doanh nghiệp phải liên hệ với một Ngân hàng để mở tài khoản ngân hàng cho công ty.
Hồ sơ mở tài khoản ngân hàng cơ bản gồm:
– Giấy đề nghị mở tài khoản theo mẫu của Ngân hàng.
– Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp bản sao chứng thực;
– Thông báo sử dụng mẫu dấu doanh nghiệp;
– Bản sao chứng thực CMND của đại diện theo pháp luật- chủ tài khoản;
– Bản sao Điều lệ công ty;
– Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng ( nếu đăng ký );
– Bản sao chứng thực CMND của người được ủy quyền giao dịch tại ngân hàng (nếu có);
– Bản sao chứng thực CMND của kế toán trưởng (nếu có).

4. Đăng ký chữ ký số để khai thuế và ký hóa đơn
Chữ ký số, chữ ký điện tử hay token là bắt buộc, giúp cho doanh nghiệp dễ dàng kê khai và nộp thuế qua mạng điện tử, tránh lãnh phí thời gian và công sức đi lại.
Chữ ký số được sử dụng để kê khai, nộp thuế điện tử, kê khai hải quan điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, giao dịch trên Cổng thông tin một cửa quốc gia, đấu thầu điện tử ...
Chữ ký số điện tử có giá trị tương đương với con dấu của doanh nghiệp khi nộp thuế điện tử. Tương tự như một tài khoản ngân hàng, một doanh nghiệp có thể dùng nhiều chữ ký số những một chữ ký số chỉ được dùng cho một doanh nghiệp.

5. Lập hồ sơ khai thuế ban đầu
Soạn và nộp các hồ sơ như:
- Quyết định bổ nhiệm Giám đốc, Phó giám đốc
- Quyết định bổ nhiệm kế toán
- Đăng ký hình thức kế toán
- Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT
- Đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định
- Đăng ký phương pháp tính giá hàng tồn kho
- Đăng ký tài khoản kê khai thuế điện tử và nộp thuế điện tử
- ...

6. Khai và nộp Lệ phí môn bài
Sau khi có tài khoản gân hàng và chữ ký số, Doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai, nộp lệ phí môn bài khi mới ra hoạt động kinh doanh cho Chi cụ thuế quản lý trực tiếp. Trong trường hợp doanh nghiệp có chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh ở cùng địa phương cấp tỉnh, thì doanh nghiệp thực hiện khai, nộp lệ phí môn bài cho các đơn vị phụ thuộc đó với Chi cục thuế quản lý trực tiếp của doanh nghiệp. Trường hợp các đơn vị phụ thuộc kinh doanh ở khác địa phương cấp tỉnh, thì đơn vị phụ thuộc đó tự khai, nộp lệ phí môn bài với Chi cục thuế quản lý trực tiếp mình.
Thời hạn khai lệ phí môn bài và nộp lệ phí môn bài
Đối với công ty mới thành lập, lệ phí môn bài được kê khai 01 lần khi mới thành lập doanh nghiệp và nộp trước ngày 30 tháng 01 năm sau năm mới thành lập. Theo quy định tại nghị định Nghị định 22/2020/NĐ-CP, năm đầu tiên doanh nghiệp được miễn lệ phí môn bài. Các năm tiếp theo, doanh nghiệp phải nộp lệ phí môn bài chậm nhất vào ngày 30/01.
Mức đóng lệ phí môn bài của doanh nghiệp
Doanh nghiệp mới thành lập năm đầu tiên được miễn lệ phí môn bài, tuy nhiên từ năm thứ hai trở đi doanh nghiệp phải nộp:
– Doanh nghiệp có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm;
– Doanh nghiệp có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 đồng/năm;
- Chi nhánh, Văn phòng đại diện, Địa điểm kinh doanh, Kho hàng: 1.000.000 đồng/năm

7. Đăng ký hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp mới thành lập muốn lựa chọn được loại hóa đơn sử dụng thì trước hết cần phải xác định được công ty kê khai thuế GTGT theo phương pháp nào. Cụ thể:
- Doanh nghiệp chọn kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì sẽ sử dụng hóa đơn Giá trị gia tăng.
- Doanh nghiệp chọn kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng hóa đơn bán hàng

8. Xin giấy phép con (Nếu ngành nghề kinh doanh yêu cầu)
Đối với những ngành nghề kinh doanh mà pháp luật quy định phải có giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh,… gọi chung là giấy phép con, doanh nghiệp phải xin phép và chỉ được hoạt động sau khi được cơ quan có thẩm quyền cấp phép.

9. Thực hiện góp vốn
Tùy các loại hình doanh nghiệp mà doanh nghiệp thực hiện việc góp vốn như sau:
Góp vốn đối với công ty trách nhiệm hữu hạn
Chủ sở hữu hoặc các thành viên phải góp vốn đầy đủ và đúng hạn số vốn đã cam kết trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Công ty trách nhiệm hữu hạn (Công ty TNHH một thành viên hoặc công ty TNHH hai thành viên trở lên) phải lập sổ đăng ký thành viên để ghi nhận thông tin thành viên cũng như quá trình góp vốn. Người đại diện theo pháp luật có trách nhiệm Cấp giấy chứng nhận vốn góp cho thành viên
Góp vốn đối với công ty cổ phần
Các cổ đông sáng lập có nghĩa vụ thanh toán đủ số cổ phần cam kết mua trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Người đại diện cấp cổ phiếu cho các cổ đông để ghi nhận số cổ phần đã góp.
Trường hợp thành viên/cổ đông không góp đủ số vốn đã cam kết, doanh nghiệp phải làm thủ tục giảm vốn điều lệ tương ứng với số vốn thực góp.

10. Tham gia bảo hiểm cho người lao động và thành lập công đoàn
Doanh nghiệp mới thành lập (công ty tư nhân, công ty cổ phần, công ty TNHH) có sử dụng lao động và ký hợp đồng lao động có thời hạn hợp đồng từ 01 tháng trở lên, thì sẽ thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan bảo hiểm xã hội để làm hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên, cùng với đó là làm thang bảng lương theo hệ thống thang bản lương nộp cho cơ quan bảo hiểm theo mẫu.
- Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên:
+ Trong 30 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc, doanh nghiệp phải đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động;
+ Trường hợp doanh nghiệp chậm đóng bảo hiểm xã hội cho toàn bộ người lao động sẽ bị phạt tiền tiền 18 % đến 20 % tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đã không quá 75 triệu đồng. Trường hợp doanh nghiệp trốn đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động thì có thể bị phạt từ 50 - 70 triệu đồng.
- Xây dựng và thông báo thang lương, bảng lương:
Tất cả các doanh nghiệp phải xây dựng thang lương, bảng lương. Doanh nghiệp trên 10 lao động bắt buộc phải đăng ký thang lương, bảng lương với Phòng lao động - Thương binh và xã hội. Đây là cơ sở để thực hiện tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
Doanh nghiệp phải căn cứ theo mức lương tối thiểu vùng hiện hành để quy định mức lương cho từng chức danh, công việc, nhóm công việc sao cho phù hợp với các nguyên tắc mà pháp luật quy định.
- Xây dựng, đăng ký nội quy lao động và thành lập công đoàn:
Doanh nghiệp sử dụng trên 10 người lao động trở lên thì phải có nội quy lao động bằng văn bản. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành Nội quy lao động thì doanh nghiệp phải có 01 bộ hồ sơ đăng ký Nội quy lao động với Sở lao động - Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Nếu muốn thành lập công đoàn tại doanh nghiệp thì những người lao động phải tổ chức Ban vận động thành lập công đoàn tại doanh nghiệp và nên liên hệ Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở sở gần nhất hướng dẫn và thành lập công đoàn.

11. Thuê kế toán hoặc sử dụng dịch vụ kế toán
- Doanh nghiệp cần thuê một kế toán để có thể giải quyết những vấn đề liên quan đến sổ sách kế toán hàng tháng, quyết toán thuế, báo cáo thuế ...cho công ty. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí thì có thể tham khảo dịch vụ kế toán thuế trọn gói của Kế toán Tín Việt.
==> Tham khảo dịch vụ kế toán thuế trọn gói