Đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty mới thành lập

Hiện nay, việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử là một trong những thủ tục pháp lý bắt buộc mà doanh nghiệp cần phải thực hiện. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm được trình tự các bước đăng ký sử dụng loại hóa đơn này, đặc biệt là những doanh nghiệp mới thành lập.
Chuẩn bị khi đăng ký hóa đơn điện tử
Để có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng và thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ những điều dưới đây:
Đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số
Đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Đồng thời, chữ ký số này phải còn hiệu lực ký tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử.
Sử dụng thiết bị có khả năng truy cập mạng
Thiết bị có khả năng truy cập mạng internet, đường truyền tải ổn định để thực hiện các thao tác kê khai, phát hành hoặc lưu trữ hóa đơn điện tử.
Lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín
Xây dựng cơ sở dữ liệu lớn để đảm bảo cho việc lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian khoảng 10 năm theo quy định. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín và có hệ thống lưu trữ trực tuyến quy mô, được chứng nhận an toàn và bảo mật.
Có nhân sự được hướng dẫn sử dụng
Đội ngũ nhân sự phải có kiến thức để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử thành thạo. Ngoài ra, khi chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên ưu tiên những đơn vị có chính sách hỗ trợ khách hàng 24/7 để luôn được hỗ trợ kịp thời khi có vấn đề cần giải đáp.

Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử
Khi một doanh nghiệp mới được thành lập, một trong những bước quan trọng đầu tiên mà họ cần thực hiện là đăng ký hóa đơn điện tử. Điều này không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong quản lý tài chính. Tuy nhiên, quy trình này có thể đòi hỏi sự hiểu biết kỹ lưỡng về các thủ tục và yêu cầu cụ thể. Quy trình thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập sẽ bao gồm 3 bước như sau:
Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử được quy định theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP. Hầu như, có 6 mục lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cơ bản được sử dụng khá phổ biến.
Mục 1: Lựa chọn hình thức hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần xác định xem mình thuộc nhóm sử hóa đơn có mã số hay không.
Mục 2: Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp tích chọn theo hướng dẫn của tờ khai.
Mục 3: Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp lựa chọn 1 trong hai phương thức sau đây:
Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, thuộc ngành: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán, điện, nước sạch.
Chuyển đầy đủ nội dung sang từng hóa đơn: Các doanh nghiệp còn lại sử dụng hóa đơn có mã (hầu hết doanh nghiệp thuộc trường hợp này).
Mục 4: Loại hóa đơn áp dụng. Doanh nghiệp chọn các loại hóa đơn sử dụng tương ứng.
Mục 5: Điền danh sách chứng thư số mà doanh nghiệp sử dụng khi xuất hóa đơn
Mục 6: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn. Doanh nghiệp tích chọn khi ủy nhiệm cho đơn vị khác lập hóa đơn, còn không thì bỏ trống mục này.
Bước 2: Tổng cục Thuế gửi thông báo tiếp nhận đăng ký
Nếu doanh nghiệp thực hiện đúng và đầy đủ các thông tin khi lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn cho doanh nghiệp mới thành lập trên Cổng TTĐT Tổng cục Thuế sẽ thông báo về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ 3 – 5 ngày.
Lưu ý: Thông báo này chỉ mang tính chất báo cáo việc đăng ký thành công, không phải là việc doanh nghiệp đã chính thức được phê duyệt sử dụng hoá đơn điện tử.
Bước 3: Nhận thông báo kết quả đăng ký sử dụng HĐĐT
Trong 01 ngày làm việc tính từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo mẫu số 01/TB-ĐKĐT.
- Trường hợp hồ sơ đăng ký HĐĐT được chấp nhận: doanh nghiệp xuất hoá đơn theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
- Trường hợp hồ sơ đăng ký HĐĐT không được chấp nhận: doanh nghiệp điều chỉnh và bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế, và thực hiện lại từ Bước 1.
Nếu Tổng Cục Thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ tiến vào bước 4.
Ngoài ra, Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây và tiến hành tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng. Trình tự và thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP.
"Doanh nghiệp sẽ không phải làm thủ tục thông báo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế theo Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP."
 Gọi cho chúng tôi để được hỗ trợ các dịch vụ nhanh chóng và chính xác kịp thời:
 Hotline O969.541.541 Call/Zalo/Viber 24/24
Dịch vụ Thành Lập công ty - Báo cáo thuế trọn gói - Thay đổi Giấy Phép - Chữ Ký Số - Hóa Đơn Điện Tử
Theo dõi chúng tôi tại    
TRUNG TÂM TƯ VẤN GIẤY PHÉP - THUẾ - KẾ TOÁN TÍN VIỆT
Văn phòng: 11/7 Thoại Ngọc Hầu, P. Hòa Thạnh, Q. Tân Phú, TPHCM
Tell: (028)39.733.734 - Hotline O969.541.541
Email: admin@ketoantinviet.com
Website: ketoantinviet.vn - ketoantinviet.com.vn - ketoantinviet.com