Những điều doanh nghiệp cần lưu ý trước khi mua chữ ký số

Chữ ký số là thiết bị không thể thiếu đối với doanh nghiệp trong thời kỳ công nghệ 4.0 hiện nay. Bởi nó không chỉ là điều kiện bắt buộc để khai báo thuế ban đầu và nộp thuế môn bài mà còn mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy vậy, không phải ai cũng hiểu rõ và hiểu đúng về chữ ký số. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp tất tần tật những điều mà doanh nghiệp cần lưu ý trước khi mua chữ ký số, hãy cùng theo dõi nhé!

1. Chữ ký số là gì?

Căn cứ Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số – chữ ký điện tử – token thì:

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”
Hiểu một cách đơn giản, chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử bao gồm một cặp khóa (keypair) đó là:

• Khóa bí mật (private key), do người sở hữu dùng để ký chữ ký số.
• Khóa công khai (public key), do người tiếp nhận văn bản, thông điệp dữ liệu đã được ký chữ ký số, sử dụng chứng thư số để tiến hành kiểm tra chữ ký số và tiến hành các giao dịch có liên quan.

Theo quy định của pháp luật, chữ ký số được thừa nhận về mặt pháp lý, được thay thế cho chữ ký mực thông thường, vai trò của chữ ký số bao gồm:

• Chữ ký đối với cá nhân.
• Con dấu đối với doanh nghiệp.

2. Cơ sở pháp lý của chữ ký số

Theo quy định, ngày 29/11/2005 Nhà nước đã ban hành Luật Giao dịch điện tử. Trong đó có quy định chi tiết về phần chữ ký số và những dịch vụ có liên quan đến loại hình chữ ký này. Riêng tại Nghị định 26/2007/NĐ-CP được ban hành vào ngày 15/2/2007 khi tiến hành các giao dịch điện tử chữ ký số công cộng phải được tổ chức cung cấp, có chứng thực. Việc đăng ký chữ ký số sẽ có 2 quá trình như sau:

Giai đoạn tạo chữ ký (có khoá bí mật để sử dụng chữ ký).
Giai đoạn kiểm tra chữ ký (xem chữ ký đã công khai và hợp lệ hay chưa).

3. Đặc điểm của chữ ký số

3.1 Phân loại chữ ký số

Chữ ký số USB token

Đây là loại chữ số phổ biến nhất hiện nay. Tuy nhiên, loại chữ ký số này lại tồn tại khá nhiều nhược điểm như: giá token cao, dễ thất lạc hoặc xảy ra sự cố khi kết nối token với máy, chưa đáp ứng được nhu cầu sử dụng nhiều người trên 1 token của các doanh nghiệp.

Chữ ký số tích hợp vào SIM

Đây là loại chữ ký số được được phát triển bởi các nhà mạng. Ưu điểm của loại chữ ký số này là có thể linh động ký số ngay trên thiết bị di động.
Tuy nhiên, loại chữ số này vẫn tồn tại điểm bất tiện đó là trong trường hợp người sử dụng đang công tác ở nước ngoài hoặc ở địa điểm ngoài vùng phủ sóng của nhà mạng thì việc ký số sẽ không thực hiện được.

Chữ ký số online

Đây là loại chữ ký số mới nhất trên thị trường hiện nay và được đánh giá cao khi khắc phục hoàn toàn những nhược điểm của 2 loại chữ ký số USB token và chữ ký số tích hợp SIM.

3.2 Thông tin có trong chữ ký số

• Tên của Doanh nghiệp bao gồm: Mã số thuế, tên doanh nghiệp.
• Số hiệu của chữ ký số (số seri).
• Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số.
• Tên của tổ chức chứng thực chữ ký số.
• Chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số.
• Các thư hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng số.
• Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông.

4. Ứng dụng của chữ ký số

Chữ ký số có thể ứng dụng vào trong rất nhiều nhiệm vụ, nhiều hoàn cảnh như:

• Có thể thay thế cho chữ ký tay trong mọi giao dịch thương mại điện tử ở môi trường số giúp hoạt động giao dịch được diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm.
• Sử dụng để mua bán hàng trực tuyến, đầu tư chứng khoán trực tuyến, chuyển tiền ngân hàng, thanh toán trực tuyến mà không sợ bị đánh cắp tiền như với các tài khoản Visa, Master.
• Dùng để khai thuế qua mạng, khai báo hải quan và thông quan trực tuyến mà không phải mất thời gian đi in các tờ khai, đóng dấu đỏ của công ty rồi đến cơ quan thuế xếp hàng để nộp tờ khai này.
• Ký hợp đồng làm ăn trực tuyến mà không cần gặp mặt, chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi qua e-mail.
• Đóng bảo hiểm bạn cũng có đóng bằng chữ ký số.
• Ứng dụng vào quản lý của doanh nghiệp của mình với mức độ tin cậy, bảo mật và xác thực cao hơn rất nhiều.

5. Lợi ích của chữ ký số

Chữ ký số mang đến cho doanh nghiệp các lợi ích như:
• Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.
• Giảm thiểu chi phí hành chính.
• Phát triển hoạt động thương mại điện tử của công ty.
• Tiết kiệm chi phí, công sức đi lại hay liên hệ nhiều lần.
• Không phải chuẩn bị hồ sơ theo file cứng.
• Việc ký kết bằng chữ ký điện tử có thể diễn ra bất cứ lúc nào.
• Nâng cao năng suất hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.

6. Chữ ký số hoạt động như thế nào?

Trước khi tìm hiểu cách hoạt động của chữ ký số, bạn cần nắm rõ một số khái niệm sau:

– Khóa: Khóa sử dụng để tạo ra các chữ ký số. Đối với tất cả các chữ ký, đều có một khóa chung và một khóa riêng, trong đó:

• Khóa riêng là một phần của khóa bạn sử dụng để ký một tin nhắn email. Khóa riêng được bảo vệ bằng một mật khẩu và bạn không được phép tiết lộ cho người khác biết khóa riêng của bạn.
• Khóa chung là một phần của khóa có sẵn nên người khác cũng có thể dùng được. Đây là khóa mà mọi người có thể sử dụng để kiểm tra chữ ký của bạn.Chỉ những người đăng ký vào vòng khóa chung của bạn thì bạn mới có thể nhìn thấy danh tính của họ.
– Vòng khóa: Môt vòng khóa sẽ chứa các khóa chung. Bạn có một vòng khóa chứa các khóa của những người đã gửi cho bạn hoặc các khóa bạn nhận được từ một máy chủ khóa chung. Một máy chủ khóa chung bao gồm khóa của những người được chọn tải lên.

– Dấu vân tay: Dấu vân tay ở đây là một seri các ký tự và chữ số khác nhau thay vì là một đoạn thông tin xuất hiện ở dưới các tin nhắn email. Khi xác nhận một khóa có nghĩa là bạn đang xác nhận một chuỗi ký tự gồm chữ và số bao gồm dấu vân tay của khóa.

– Khóa xác nhận: Khi bạn chọn một khóa từ vòng khóa, bạn thường nhìn thấy một khóa xác nhận, bao gồm thông tin về khóa ví dụ như người sở hữu, ngày tạo khóa, và ngày dữ liệu hết hạn.

– Xin cấp chữ ký số ở đâu?
Hiện nay, ở Việt nam có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số, tùy vào khả năng tài chính, thời hạn sử dụng mà các doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn mua chữ ký số từ những nhà cung cấp uy tín và phù hợp với doanh nghiệp mình.

Tín Việt là nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số online đầu tiên và duy nhất trên thị trường hiện nay. Việc đưa các giải pháp công nghệ vào lĩnh vực tài chính – kế toán, sản phẩm chữ ký số với công nghệ an toàn vượt trội, bảo mật tuyệt đối, tích hợp với nhiều phần mềm như: Hóa đơn điện tử, kế toán, kê khai thuế,… Giúp khách hàng chỉ cần 1 thao tác để vừa ký và phát hành hóa đơn, kê khai thuế,… Việc ký trở nên rất đơn giản, tiết kiệm thời gian, công sức mà vẫn đảm bảo an toàn bảo mật ở mức tối đa.