Xử lý sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Xử lý sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế như thế nào? Doanh nghiệp lưu ý để xử lý kịp thời tránh bị phạt gây thiệt hại về tài chính cho doanh nghiệp.

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì

Hiện nay hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử được sử dụng song song. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử đang được phổ biến rộng rãi và dần thay thế toàn bộ hóa đơn giấy.

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử gồm 2 loại chính là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không có mã của cơ quan thuế. Trong đó:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua (theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020).
• Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

Doanh nghiệp, đơn vị, cá nhân lưu ý xử lý sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhanh kịp thời. Trường hợp không xử lý hoặc xử lý muộn có thể dẫn đến bị phạt hành chính và rất nhiều các phiền phức khác khi hoạt động mua bán, kinh doanh hàng hóa dịch vụ.

2. Xử lý sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là chứng từ quan trọng để doanh nghiệp thực hiện nộp thuế và hạch toán đưa ra các kế hoạch kinh doanh phù hợp cho từng giai đoạn. Trên thực tế, đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có thể xảy ra rất nhiều sự cố, các sự cố phải được xử lý theo quy định về hóa đơn chứng từ.
Cụ thể theo quy định tại Điều 20, Nghị định 123/2020/NĐ-CP doanh nghiệp tiến hành xử lý sự cố như sau:

2.1. Xử lý sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong trường hợp không sử dụng được hóa đơn

Theo Khoản 1, Điều 20, Nghị định 123/2020/NĐ-CP trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng gặp sự cố dẫn đến không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì cần phải:

• Liên hệ với cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để hỗ trợ xử lý sự cố.
• Trong thời gian xử lý sự cố, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

2.2. Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố

Theo Khoản 2, Điều 20, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố xử lý như sau:

Đối với cơ quan thuế:

• Tổng cục Thuế thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố nêu trên.
• Tổng cục Thuế lựa chọn một số tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử có đủ điều kiện để ủy quyền cấp mã hóa đơn điện tử trong trường hợp hệ thống của cơ quan thuế gặp sự cố.
• Trường hợp trong thời gian chưa khắc phục được sự cố của cơ quan thuế thì cơ quan thuế có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng.
• Sau khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế được khắc phục, cơ quan thuế thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế,

Đối với doanh nghiệp:

• Sử dụng hóa đơn điện tử được cấp mã của tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử có đủ điều kiện mà Tổng cục thuế đã ủy quyền để thay thế
• Trường hợp phải sử dụng hóa đơn giấy cấp mã của cơ quan thuế, tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

2.3. Xử lý sự cố do lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Trường hợp do lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì xử lý như sau:

Đối với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử:

• Có trách nhiệm thông báo cho người bán được biết, phối hợp với Tổng cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời;
• Khắc phục nhanh nhất sự cố;
• Có biện pháp hỗ trợ người bán lập hóa đơn điện tử để gửi cơ quan thuế cấp mã trong thời gian ngắn nhất.

Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn:

• Thông báo về sự cố
• Kết hợp với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tìm ra giải pháp hóa đơn cho doanh nghiệp, đơn vị mình.

2.4. Trường hợp Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật

Trường hợp Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật chưa tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã cách xử lý sự cố như sau:

Đối với tổng cục thuế:

• Tổng cục Thuế có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoạt động trở lại bình thường ngay khi xử lý sự cố xong.

Đối với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử:

Trong thời gian này tổ chức, doanh nghiệp, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tạm thời chưa chuyển dữ liệu hóa đơn không có mã đến cơ quan thuế.
Chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoạt động trở lại bình thường.

Lưu ý: Việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử sau khi có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật không được xác định là hành vi chậm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử.

Xử lý sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đúng pháp luật sẽ giúp các tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp tránh được việc bị phạt và duy trì được hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả. Trong trường hợp chưa nắm được phương thức xử lý sự cố doanh nghiệp, đơn vị có thể xin ý kiến trực tiếp từ cơ quan quản lý thuế để công việc được thuận lợi.