Những điều cần biết về trụ sở chính khi thành lập công ty

Việc đặt trụ sở chính có vai trò khá quan trọng trong việc thành lập doanh nghiệp, ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh và liên quan đến các quy định về việc đặt trụ sở công ty. Vậy nên đặt trụ sở công ty ở đâu? Thay đổi địa chỉ như thế nào? Tín Việt xin trích dẫn một số điều cần lưu ý về việc đặt trụ sở công ty giúp các bạn hiểu rõ hơn, nhằm tránh các rắc rối về sau.

Cơ sở pháp lý – Quy định về trụ sở chính
"Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệp, Luật doanh nghiệp 2020
Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Theo khoản 4, Điều 37 – Luật doanh nghiệp 2020: Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành. Vậy doanh nghiệp phải treo biển hiệu theo quy định của luật này.
Điều 3, Điều 6 Luật nhà ở năm 2014:
Công văn số 2544/BXD-QLN của Bộ xây dựng về việc quản lý sử dụng nhà chung cư ban hành ngày 19/11/2009 thì doanh nghiệp không được đặt địa chỉ tại chung cư, nhà tập thể. Chi thiết các thông tin liên quan đến – Điều kiện đăng ký đặt trụ sở công ty."

Trụ sở chính của doanh nghiệp là gì?
Căn cứ theo điều 42 của Luật doanh nghiệp 2020 thì có quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp, theo đó thì trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Trụ sở chính của doanh nghiệp chính là nơi mà doanh nghiệp tiến hành các giao dịch kinh doanh, doanh nghiệp có thể đặt trụ sở của mình nơi mà mình muốn nhưng cần phải tuân theo những nguyên tắc nhất định.

Quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp.
Căn cứ theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020 thì chúng ta có thể rút ra một số đặc điểm cơ bản của trụ sở chính doanh nghiệp. Theo đó ta có nhìn thấy một số đặc điểm của trụ sở chính như sau:
- Trụ sở chính được ghi nhận trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh nơi cơ quan đăng ký kinh doanh cấp
- Thứ hai là trụ sở chính doanh nghiệp phải có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính. Địa chỉ trụ sở doanh nghiệp phải có địa chỉ xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Nếu nơi đặt trụ sở chưa có số nhà hoặc chưa có tên đường thì nộp kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh, phải có xác nhận của địa phương là địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường;
- Thứ ba là trụ sở chính không được đặt lại chung cư. Trong đó, nghiêm cấm đặt trụ sở chính của công ty tại nhà chung cư có mục đích để ở (theo khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở 2014; Công văn số 2544/BXD-QLN của Bộ xây dựng về việc quản lý sử dụng nhà chung cư ban hành ngày 19/11/2009 thì doanh nghiệp không được đặt địa chỉ tại chung cư, nhà tập thể );
- Thứ tư là trụ sở chính của doanh nghiệp thì không bắt buộc phải diễn ra hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Đăng ký thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp.
Điều 47 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP có quy định về đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp. Theo đó quy định cụ thể như sau:
Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.
Trường hợp chuyển địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký
- Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định. Khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp không thay đổi.

Phân biệt trụ sở chính và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
Trụ sở chính của doanh nghiệp là trụ sở đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Còn địa điểm kinh doanh là nơi mà doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể. Theo đó thì địa điểm kinh doanh có một số đặc điểm như sau:
- Doanh nghiệp chỉ được lập địa điểm kinh doanh tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh;
- Phải làm thủ tục thông báo lập địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi lập địa điểm kinh doanh;
- Địa điểm kinh doanh là nơi diễn ra hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
- Không được cùng là trụ sở chính của doanh nghiệp
Theo đó thì chúng ta có thể dễ dàng rút ra một số đặc điểm khác nhau cơ bản giữa trụ sở chính và địa điểm kinh doanh như sau:
Thứ nhất địa điểm kinh doanh phụ thuộc vào trụ sở chính. Bởi lẽ có thể khẳng định như vậy là vì nơi đăng ký địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp phải căn cứ vào nơi đặt trụ sở chính doanh nghiệp không được phép thành lập địa điểm kinh doanh ngoài phạm vi cấp tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính
Thứ hai địa điểm kinh doanh phải là nơi có tiến hành hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh thì trụ sở chính chỉ là nơi để công ty đăng ký trên giấy phép kinh doanh là nơi mà doanh nghiệp và khách hàng liên hệ với nhau mà không diễn ra hoạt động kinh doanh cụ thể. Tóm lại thì ta có thể kết luận rằng trụ sở chính và địa điểm kinh doanh không diễn ra một nơi, trụ sở chính có thể không tiến hành hoạt động kinh doanh còn địa điểm kinh doanh bắt buộc phải tiến hành hoạt động kinh doanh theo ngành, nghề doanh nghiệp đã đăng ký.
Như vậy trụ sở chính của doanh nghiệp và địa điểm kinh doanh là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau, hiện nay thì rất nhiều người đang bị nhầm lẫn và cho rằng trụ sở chính và địa điểm kinh doanh là hai thuật ngữ giống nhau, như vậy là chưa chính xác. Thông qua nội dung trên thì chúng tôi hi vọng các bạn đã biết phân biệt trụ sở chính và địa điểm kinh doanh một cách chính xác nhất.

Những lưu ý khi chọn trụ sở chính doanh nghiệp:
– Khi lựa chọn trụ sở của mình ở chung cư, doanh nghiệp cần chú ý:
+ Trường hợp căn hộ nằm trong nhà chung cư có mục đích để ở thì doanh nghiệp không được phép đặt làm trụ sở doanh nghiệp.
+ Trường hợp căn hộ nằm trong nhà chung cư có mục đích hỗn hợp và căn hộ đó thuộc khu vực được phép kinh doanh thì mới có thể sử dụng để làm trụ sở doanh nghiệp.
+ Khi được phép đặt trụ sở tại căn hộ đó, doanh nghiệp cần xuất trình các tài liệu chứng minh nhà chung cư mà mình đang sử dụng là “nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp”, hợp đồng thuê nhà hoặc bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu căn hộ … để được Phòng đăng ký kinh doanh xem xét chấp nhận hồ sơ.
+ Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn trụ sở phù hợp với quy định nêu trên.
+ Doanh nghiệp có thể lựa chọn trụ sở tại nhà riêng đáp ứng điều kiện nêu trên và lập địa Điểm kinh doanh tại nơi thực sự kinh doanh để tiện cho việc kê khai thuế và nhận thông báo thuế. Đồng thời doanh nghiệp sẽ không phải di chuyển trụ sở khi muốn đổi địa bàn kinh doanh mà chỉ đổi địa chỉ địa Điểm kinh doanh.
+ Việc đặt trụ sở sẽ chịu ảnh hưởng từ một số ngành nghề doanh nghiệp dự kiến kinh doanh. Ví dụ, trong trường hợp doanh nghiệp kinh doanh những ngành nghề sản xuất, chế biến, nuôi trồng… thì doanh nghiệp không được đặt trụ sở chính tại khu dân cư, trung tâm thành phố mà chỉ đặt ở các vùng lân cận, xa khu dân cư.

Quy định về treo biển tại trụ sở công ty
Một trong những điều cơ bản doanh nghiệp cũng cần phải chú ý đó là việc treo biển tại trụ sở. Theo quy định tại Điều 34 Luật quảng cáo 2012 quy định, biển hiệu phải có các nội dung sau:
– Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);
– Tên cơ sở sản xuất, kinh doanh theo đúng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
– Địa chỉ, điện thoại.
Khi treo biển tại trụ sở, biển hiệu không được che chắn không gian thoát hiểm, cứu hỏa; không được lấn ra vỉa hè, lòng đường, ảnh hưởng đến giao thông công cộng.
Trong trường hợp không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng theo quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều 34 Nghị định 50/2016/ NĐ- CP, cụ thể:
“Vi phạm khác liên quan đến tổ chức, quản lý doanh nghiệp
1. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Không tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong thời hạn quy định;
b) Bổ nhiệm người không được quyền quản lý doanh nghiệp giữ các chức danh quản lý doanh nghiệp;
c) Bổ nhiệm người không đủ tiêu chuẩn và điều kiện làm Giám đốc (Tổng Giám đốc).
2. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Không cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên công ty;
b) Không lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông;
c) Không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; không viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa Điểm kinh doanh tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện, địa Điểm kinh doanh;
3. Biện pháp khắc phục hậu quả:
a) Buộc tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này;
b) Buộc miễn nhiệm chức danh quản lý của người không được quyền quản lý doanh nghiệp đối với hành vi vi phạm quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này;
c) Buộc miễn nhiệm chức danh Giám đốc (Tổng Giám đốc) công ty cổ phần đối với người không đủ tiêu chuẩn và điều kiện đối với hành vi vi phạm quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều này;
d) Buộc cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều này;
đ) Buộc lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều này;
e) Buộc gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa Điểm kinh doanh đối với hành vi vi phạm tương ứng quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều này;
g) Buộc lưu giữ tài liệu theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều này.”

Vi phạm các quy định về việc đặt trụ sở công ty
Doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 1.000.000 – 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
– Kê khai địa chỉ trụ sở không có thật trên bản đồ hành chính.
– Kê khai địa chỉ trụ sở mà không thuộc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp của mình.

Trên đây là toàn bộ những nội dung và thông tin mà Tín Việt cung cấp cho Quý khách liên quan đến trụ sở chính của doanh nghiệp. Hy vọng những nội dung và thông tin này sẽ giúp Quý khách có thêm những thông tin hữu ích khi thành lập công ty.
Nếu Quý khách còn có những thắc mắc khác thì có thể liên hệ với Tín Việt qua Hotline O969.541.541 để được hỗ trợ hoặc gửi yêu cầu về email admin@ketoantinviet.com để được tư vấn cụ thể.
Ngoài ra Quý khách có thể tham khảo thêm một số nội dung bài viết sau đây của Tín Việt để có thể có thêm thông tin hữu ích:
Những điều Quý khách cần biết khi Thành lập công ty
Nên chọn Thành lập Công ty Trách nhiệm hữu hạn hay Công ty Cổ phần?
Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp được quy định thế nào?

Liên hệ ngay hoặc để lại tin nhắn cho chúng tôi bất kỳ thời gian nào O969.541.541 (Call/Sms/Zalo 24/24) Mr Chiêm
Theo dõi chúng tôi tại     

Công ty TNHH Dịch vụ Giấy phép - Thuế - Kế toán Tín Việt
Văn phòng: 11/7 Thoại Ngọc Hầu, P. Hòa Thạnh, Q. Tân Phú, TPHCM
(028) 39.733.734 - 39.733.735 - Hotline O969.541.541
Email: admin@ketoantinviet.com
Website: ketoantinviet.vn - ketoantinviet.com.vn - ketoantinviet.com